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Rapport de stage: DESS en informatique documentaire, Septembre 1997, 59 pages.
Copyright © Ircam - Centre Georges-Pompidou & ENSSIB 1997
AVIS SUR LA NATURE DE CE DOCUMENT :
Étant donné la longueur de ce rapport de stage, on ne retrouve ici qu'une sélection d'éléments donnant un aperçu général du document.
La version complète du document se trouve à la Médiathèque ou encore à la bibliothèque de l'Enssib.
Les extraits présentés ici sont les suivants :
Le stage est conçu comme une période durant laquelle les élèves acquièrent une expérience pratique et doivent faire preuve d'un comportement de professionnel. Les élèves doivent donc avoir un travail effectif sur leur lieu de stage et participer à l'activité du service. Toutefois, le DESSID étant un diplôme de troisième cycle et préparant à une fonction de cadre, ce stage doit être l'occasion de participer à une réflexion sur le travail effectué. Le stage donne lieu à un mémoire écrit et soutenu devant le jury du DESSID.
Suite à des démarches personnelles de l'étudiant, le présent stage a été trouvé grâce à une annonce sur la liste de BIBLIO-FR. Les objectifs proposés étaient les suivants : Création d'une base de données d'articles scientifiques :
Il faut également ajouter que cette formation s'est faite dans le cadre d'un échange universitaire entre l'ENSSIB-Lyon 1 et le département Graduate School of Library and Information Studies de l'Université McGill ( Montréal ). Ce projet d'échange n'aurait pu avoir lieu sans le support financier des Fonds FCAR ( Formation des Chercheurs et l'Aide à la Recherche ) du Québec.
1. Résumé / Abstract
2. Remerciements
3. Avant-propos
4. Tables des matières
5. Liste des figures et tableaux
6. Introduction
PREMIÈRE PARTIE
7. QU'EST-CE QUE L'IRCAM?
7.1 Quelques dates importantes
7.2 Missions de l'Ircam
7.2.1 Une recherche multiforme
7.2.2 Un espace de création en temps réel
7.2.3 Un grand pôle pédagogique
7.2.4 Une médiation active
7.3 Organisation
7.4 Le statut et le budget
7.4.1 Statut
7.4.2 Budget
8. LE DÉPARTEMENT RECHERCHE ET DÉVELOPPEMENT (RD)
8.1 Acoustique instrumentale
8.2 Acoustique des salles
8.3 Perception et cognition
8.4 Analyse-synthèse
8.5 Représentations musicales
8.6 Systèmes temps réel
8.7 Studio en ligne
8.8 Service informatique
8.8.1 Le parc informatique de l'Ircam
8.8.2 Les réseaux internes
8.8.3 Les réseaux externes
9. LA MÉDIATHÈQUE
9.1 Les fonds et leur consultation
9.2 Horaires, tarifs et abonnés
9.3 Les technologies
9.3.1 L'équipement informatique et péri-informatique
9.3.2 Le serveur catalogue
9.3.3 Le serveur multimédia
9.3.4 Les postes de consultation et de gestion
9.3.5 Autres périphériques
9.3.6 Le concentrateur réseau
9.4 Les logiciels
9.4.1 L'interface pour l'utilisateur
9.4.2 Le catalogue et la gestion de la bibliothèque
9.5 La gestion du multimédia
9.5.1 Le matériau multimédia
9.5.2 Le texte et l'image
9.5.3 L'audio
9.5.4 La vidéo
9.5.5 Les CD-roms
DEUXIÈME PARTIE
10. HISTORIQUE DU PROJET DE STAGE
10.1 De la bibliothèque à la médiathèque
10.2 La gestion des publications du Département Recherche et Développement
10.3 Une synergie entre les services
10.4 Définition du projet de la base bibliographique des articles scientifiques
10.5 Création du logiciel de la base bibliographique scientifique
10.6 L'équipe du projet des articles scientifiques
10.7 Définition des objectifs du stage
11. LE TRAVAIL RÉALISÉ DURANT L'ÉTÉ 1997
11.1 Les premiers pas à l'Ircam
11.2 Des besoins à préciser
11.3 Acteurs, objets et flux de l'information
11.4 Rechercher et rassembler le fonds documentaire papier
11.4.1 Quoi rechercher ? Bibliographie ou catalogue de base de données ?
11.4.2 Où rechercher les articles ?
11.5 Classer et cataloguer le fonds papier
11.5.1 Où ranger ?
11.5.2 Comment ranger ? ( pour mieux retrouver... )
11.5.3 Récapitulation des idées proposées pour le cotage et la numérotation des documents
11.5.3.1 Les différentes cotes
11.5.3.2 Liste déroulante des numéros des équipes de recherche
11.5.3.3 "Cote type" et tableau pour la numérotation des équipes de recherche
11.5.3.4 Traitement matériel des documents
11.5.3.5 Marche à suivre pour le classement des documents dans l'armoire
11.5.3.6 Où classer un document concernant deux équipes de recherche ?
11.5.3.7 Traitement des chemises thématiques
11.5.3.8 Description de la routine du catalogage
11.6 Développer et raffiner le logiciel documentaire ( avec Rodolphe Bailly )
11.6.1 Présentation du logiciel documentaire ( environnement informatique )
11.6.2 Définir les grilles de saisie
11.6.2.1 Une terminologie simplifiée et adaptée
11.6.2.2 Règles de saisie
11.6.2.3 Mots-clefs / Keywords
11.6.2.4 "Paru" ou "A paraître"
11.6.3 Modification d'une fiche bibliographique
11.6.4 Définir les modes d'interrogation de la base
11.6.4.1 Un interface de recherche et des index pour consulter la base
11.6.4.2 Avantages et désavantages de la méthode d'indexation
11.6.4.3 Flux de l'information pour une requête d'auteur ( Modèle client-serveur )
11.6.5 Offrir une aide en ligne
11.7 Nourrir le fonds d'articles scientifiques numérisés disponibles sur le serveur de la Médiathèque
11.7.1 Bilan sur les articles en ligne
11.7.1.1 Version originale versus Version numérisée
11.7.2 Politique éditoriale des articles numérisés et droits d'auteurs
11.8 Transférer les notices dans le catalogue de la Médiathèque
11.8.1 Fiche Unimarc versus Fiche conviviale
12. CONCLUSION
12.1 Un bilan en chiffres
12.2 Former et sensibiliser au domaine documentaire
12.3 La réalité du travail en entreprise
12.4 Objectifs personnels de formation
13. GLOSSAIRE
14. BIBLIOGRAPHIE
14.1 Normes
14.2 Ircam
14.3 Domaines documentaire et informatique
15. ANNEXES AU RAPPORT DE STAGE
Du côté des superviseurs du projet, on retrouve le Département Recherche et Développement et la Médiathèque. Dans ces conditions, la réalisation de la base devient un travail d'équipe : réunir, informer, concerter et décider. La survivance de cette base ne dépend donc pas uniquement des instances administratives mais également de la collaboration des chercheurs eux-mêmes.
Du côté du développement technique, on ne peut oublier que cette base bibliographique est du domaine public, et qu'il faut donc prendre en considération des aspects aussi variés que les droits d'auteur ou le confort de l'utilisateur devant l'interface du logiciel documentaire.
D'autre part, on ne peut perdre de vue que dans ce qu'il est maintenant convenu d'appeler l'ère de l'information, le processus de la chaîne documentaire s'est grandement vu transformé avec la venue des nouvelles technologies. Les travaux des scientifiques qui suivaient auparavant le chemin de l'édition traditionnelle en revues papier, avec des comités de sélection composés des pairs, peuvent aujourd'hui être aisément mis sur le Web à la disposition de tous, avec fort peu de moyens. Le domaine de l'édition scientifique se voit ainsi transformé, mais non pas sans soulever quelques inquiétudes : le débat est lancé entre autres à propos des droits d'auteur ou bien de la qualité de l'information accessible sur Internet lorsque les documents mis en ligne ne subissent aucune sélection de la part de comités éditoriaux.
C'est ainsi que ce rapport de stage traite de la description des aspects techniques du logiciel documentaire et de la méthodologie utilisée pour la gestion du fond documentaire papier, mais également des motivations et des questionnements qui ont guidé les choix tout au long du projet.
La première partie du rapport présente une vue aérienne de l'Ircam, décrivant ses missions et son organisation, en s'attardant sur la Médiathèque et le Département Recherche et Développement, plus directement concernés par ce projet de stage.
La deuxième partie se veut un peu le journal de bord du projet relatant les étapes de réalisation, les questionnements et les décisions prises tout au long de l'été. On y retrouve une description de l'aspect matériel du logiciel documentaire dont la programmation était confiée à Rodolphe Bailly. On présente plus en détail ce qui concerne l'aspect documentaire du logiciel, dont les interfaces de saisie et de consultation ont été développés suite à des concertations avec les différentes personnes rattachées au projet afin de préciser le choix de la terminologie ou pour améliorer l'aspect esthétique des formulaires.
Au moment de la rédaction de ce mémoire de stage, le projet, gentiment surnommé le "chantier documentaire", n'était pas encore terminé. Certaines facettes du logiciel documentaire, comme l'extension des possibilités d'interrogation de la base, restent ainsi à améliorer ou à compléter. Si l'ensemble des articles archivés sont classés et catalogués, leur saisie dans la base de données est loin d'être complétée. Les objectifs du transfert des notices dans le catalogue de la Médiathèque et l'enrichissement de la banque d'articles numérisés accessibles sur le Web ne sont que partiellement atteints.
La reconstitution de vingt ans de publications scientifiques à
l'Ircam est un projet
d'envergure. Si ce projet constitue la mémoire de l'Ircam, c'est
aussi le point de départ
d'un outil de gestion des publications scientifiques qui fera le pont entre
les vingt dernières
années de recherche et les travaux actuels et à venir. Ce qui est
à venir et ce qui est déjà là : des
publications qui profitent des
dernières innovations technologiques en matière
d'édition, où le texte
devient hypertexte; et une base bibliographique dorénavant sans
frontières accessible
à la communauté scientifique internationale par le biais de
l'Internet. Mais il ne faut
surtout pas oublier tout le travail en amont : la recherche
documentaire, le traitement des
données et le développement du matériel informatique.
Ce travail, c'est un peu
ce que se passe en coulisse, et c'est cette histoire que relate ce rapport
de stage.
10. HISTORIQUE DU PROJET DE
STAGE
10.1 De la bibliothèque à la Médiathèque
La description de l'Ircam a permis de voir que cette institution, par sa
nature liée aux sciences et à l'informatique,
évolue au rythme des nouvelles technologies. C'est entre autres les
grands développements
du multimédia qui ont permis la mise en place de la
Médiathèque telle qu'on la trouve
aujourd'hui. Mais ce service est en fait en continuité avec une
tradition documentaire présente
depuis le début de l'Ircam. En effet, on retrouve une bibliothèque dès les premières
années de fonctionnement de l'institut, mais ce service n'avait
jamais réellement eu
( jusqu'à tout récemment du moins ) la mission
première d'être la " mémoire "
de l'Ircam. On y retrouvait évidemment des partitions de musique et
des documents reliés
à la musique, mais on trouvait également dès les
années 1980 des
documents d'autres domaines suite à l'association de la
bibliothèque avec le CNRS. La
bibliothèque était de plus isolée car elle
n'était pas dans les murs mêmes
de l'Ircam mais se logeait au Centre Pompidou. Le directeur de la
Médiathèque, Michel
Fingerhut, décrit en ces termes l'état de la
bibliothèque avant sa transformation en
médiathèque :
On partait d'une bibliothèque traditionnelle - non par les contenus du fonds ( essentiellement musique contemporaine ), mais par sa nature : des documents papier ( livres, revues, partitions musicales ). Un logiciel bibliothéconomique ( offrant les fonctions de recherche dans le catalogue pour les visiteurs, et de catalogage et circulation pour les documentalistes ) était disponible sur un petit réseau de PCs.
D'autre part, un fonds de quelque 2 000 enregistrements de concerts et de manifestations autour de la musique contemporaine s'était constitué durant les vingt ans de l'existence de l'Ircam. Documents parfois uniques ( créations d'oeuvres, par exemple ), mais inacessibles jusqu'alors : l'Ircam pouvait enregistrer, mais ne pouvait écouter ( ni, a fortiori, faire écouter ) ces archives : question de droits. Enfin, un fonds de disques compacts ( disponibles dans le commerce ) et de CD-Roms commençait à se constituer. On ne pouvait écouter ou consulter ces disques sur place, dans la bibliothèque ; ils étaient donc prêtés. ( 8 ).On constate que c'est du côté de l'édition avant tout que l'on retrouve à l'Ircam le mandat de conserver la mémoire de l'institut et des travaux qui s'y font. Il y a ainsi eu de 1978 à 1986 une volonté de regrouper les publications réalisées à l'Ircam à l'intérieur d'une collection nommée Les Rapports de l'Ircam. Un des premiers numéros ( 9 ) faisait état des différents projets de recherche en cours à l'institut et les numéros subséquents présentaient des articles des chercheurs ( 10 ). Ce projet n'a par contre pas eu de suite. Par conséquent, ce projet d'édition ayant cessé et la bibliothèque n'ayant pas comme mission d'être la mémoire de l'Ircam, il était difficile de retrouver les rapports techniques ou toutes autres publications internes. Les copies de ces documents se trouvaient éparses dans les différents bureaux des chercheurs. Le besoin se faisait donc sentir de répertorier toutes les publications issues de l'Ircam et d'instaurer un système documentaire qui permettrait de faire un suivi systématique des publications par les chercheurs.
Le projet de retracer la mémoire de l'Ircam a entre autres démarré sous l'initiative de Michel Fingerhut, alors responsable du service informatique, qui confia à Rodolphe Bailly en 1993 le projet de créer un bibliographie rétrospective des publications scientifiques parues depuis le début de l'institut. Le travail s'est fait à partir de différents documents dont des listes de publications fournies par les responsables des différents secteurs scientifiques, des catalogues de publication édités par l'Ircam ou les bibliographies présentées dans les rapports d'activités annuels. On a réussi à récolter une liste de plus de deux cents titres mais il fallait encore trouver les documents originaux.
Entre temps, Michel Fingerhut est devenu chef de projet de la mise en place de la Médiathèque qui est dorénavant située dans les murs mêmes de l'Ircam. L'ancienne bibliothèque a complètement été refondue dans le sein de la Médiathèque. Michel Fingerhut, dans son historique de la Médiathèque, apporte la précision suivante :
En juin 1995, l'Ircam démarre le projet d'informatisation. La question des droits d'écoute étant en passe d'être résolue, ces fonds allaient être réunies. A cette occasion, la constitution de plusieurs autres collections est lancée : documentaires vidéos sur la musique contemporaine ; articles scientifiques et musicaux des chercheurs et musicologues de l'Ircam, ou publiés dans ses revues ; biographies illustrées de compositeurs contemporains et des notices musicologiques sur leurs oeuvres. La Médiathèque est inaugurée et ouvre ses portes au public en juin 1996, le système informatique étant opérationnel. ( 11 )
L'envol pris par la Médiathèque grâce aux technologies
de pointe laissait donc
place aux nouveaux projets dont la reconversion sur support
électronique des archives audio
de l'Ircam et l'accès par un interface Web à des versions
numérisées de documents
de divers types. C'est dans ce contexte qu'on a voulu rendre accessible les
articles scientifiques publiés
par les chercheurs de l'Ircam en les convertissant au format HTML. On a
donc eu besoin plus que jamais
de créer et d'organiser un fonds documentaire spécifique aux
publications des chercheurs.
10.2 La gestion des publications du Département
Recherche et Développement
Parallèlement au développement de la
Médiathèque et à son projet de
rendre accessible en ligne son fonds documentaire, Hugues Vinet, directeur
du Département Recherche
et Développement ( RD ), avait besoin de mettre en
place un système documentaire
qui permettrait de mieux gérer annuellement les publications des
scientifiques. Il désirait
pouvoir aisément retracer le travail accompli annuellement par les
chercheurs mais aussi constituer
la mémoire du Département RD.
10.3 Une synergie entre les services
Il y a donc eu en quelque sorte une association d'énergie entre la
Médiathèque
et le Département RD. Les projets restent tout de même
disctincts car chaque service a ses
exigences propres.
La Médiathèque veut de son côté intégrer la base bibliographique des articles scientifiques dans le catalogue de la Médiathèque qui sera relié avec les articles plein-textes disponibles sur le serveur de la Médiathèque. Cela signifie que les fiches de ces articles répondent au format Unimarc du catalogue Loris.
De l'autre côté, Hugues Vinet désire une base de
données dont l'interface
de saisie soit assez simple pour que les chercheurs puissent
eux-mêmes saisir leurs propres
articles. On ne peut donc pas leur demander de remplir une fiche en format
Unimarc.
10.4 Définition du projet de la base bibliographique des articles scientifiques
C'est dans ce contexte qu'il a été décidé de
créer tout d'abord une
base bibliographique des articles scientifiques au Département RD
avec l'intention de transférer
le contenu de cette base dans le catalogue de la Médiathèque.
On créera des liens
hypertextes de la base du Département RD et du catalogue de la
Médiathèque vers les
articles numérisés ( sélectionnés au fur
et à mesure de l'avancement
du projet ).
Il n'y a pas de liens automatiques entre la base scientifique et le
catalogue Loris car la base ne
sera disponible pour l'instant qu'en Intranet ( elle contiendra des
références de documents
confidentiels comme des demandes de brevets ) ( 12 )
alors que le catalogue est accessible par Internet.
10.5 Création du logiciel de la base bibliographique scientifique
On aurait pu choisir un logiciel documentaire existant ( du type
Texto ) mais on a préféré
développer un logiciel documentaire interne afin d'avoir une
complète connaissance du
produit et pour s'assurer de la compatibilité avec l'environnement
informatique en place. Cela
permettait également de donner l'occasion à un informaticien
de l'Ircam de développer
ses compétences, ce qui va dans le sens des objectifs du service
scientifique tels que présentés
par Hugues Vinet dans le projet d'activité de 1997 ( 13 ).
10.6 L'équipe du projet des articles scientifiques
Le développement du logiciel documentaire est confié
à l'assistant informatique
Rodolphe Bailly. Il est associé avec un stagiaire en informatique
documentaire pour les aspects
reliés à la documentation, et c'est mon rôle. Le suivi
du projet est assuré
par Hugues Vinet, Directeur scientifique, Michel Fingerhut, depuis
l'été 1997 Directeur de la
Médiathèque, et Carolyn Rogers, bibliothécaire de la
Médiathèque.
Florence Quilliard, Assistante du Directeur scientifique, est
associée au projet pour la gestion
du fonds physique des articles.
J'ai tout d'abord exploré les services offerts sur le serveur de l'Ircam. Je me suis inscrit à la liste de diffusion interne iii et j'ai pris connaissance de l'existence d'initiations en ligne pour Unix et HTML.
Mon travail se fait donc avec Rodolphe Bailly, informaticien, qui a commencé avant mon arrivée à créer l'interface qui sert à la saisie des articles scientifiques. Il m'a fourni des documents papier constituant la liste des articles déjà saisis sur le site Web ainsi que la bibliographie rétrospective des débuts de l'Ircam à 1993, un bon document de départ mais avec des notices pas toujours complètes et sans savoir si les documents originaux sont encore existants ou disponibles.
Je réalise qu'il est difficile d'avancer efficacement en attaquant de front les différents aspects du projet :
- tester et améliorer la grille de saisie avec Rodolphe Bailly ;
- faire la recherche d'articles, les photocopier, les classer et les saisir ;
- concevoir le système de classement et de rangement avec Florence Quilliard .
En fait, la période de stage me semble bien courte devant l'ampleur du travail de retrouver et cataloguer vingt ans de publications à l'Ircam. Ma plus grande déception serait que le projet ne soit pas assez implanté avant mon départ et qu'il n'y ait pas de suite. Enfin, il a vite fallu établir un ordre de priorités parmi les tâches.
On a décidé dès le premier mois qu'il fallait avant tout bien organiser le fonds documentaire du Département RD et bien mettre en place la base documentaire avant de penser au transfert des données dans le catalogue de la Médiathèque ou à la transcription en HTML. Ces deux dernières étapes ont tout de même été prises en considération lors de la réalisation des étapes précédentes car la qualité du travail fait en amont allait influencer le résultat final. Ainsi, la qualité de la base documentaire scientifique était importante car les fiches saisies devaient être de qualité suffisante pour être récupérées dans le catalogue de la Médiathèque et pour permettre une identification professionnelle des documents mis en ligne sur le Web.Redéfinitions des objectifs du stage en tâches prioritaires :
a) Rechercher et rassembler le fonds documentaire papier ;
b) Classer et cataloguer le fonds papier ;
c) Développer et raffiner le logiciel documentaire (avec Rodolphe Bailly) ;
d) Nourrir le fonds d'articles scientifiques numérisés disponibles sur le serveur de la Médiathèque ;
e) Transférer les notices dans le catalogue de la Médiathèque.
Par ailleurs, des choix ont été faits quant au contenu de la
base documentaire. Par
exemple, Hugues Vinet désirait utiliser la base pour gérer
les documents administratifs
de son service en plus de répertorier le fonds des articles
scientifiques du Département
RD. Mais ces deux types de documents ne sont pas réellement
compatibles dans la base planifiée.
Il aurait été entre autres compliqué de définir
des grilles de saisie
assez flexibles pour des documents de natures aussi diverses qu'un
compte-rendu de réunion et un
acte de colloque ( 15 ). L'élaboration
d'une base consacrée aux publications scientifiques était
dès lors l'objectif principal
du projet de stage.
11.3 Acteurs, objets et flux de l'information
Pour mieux cerner le contexte de ce projet, il semble important avant tout
de bien connaître les acteurs
et les objets qui sont en jeu et d'identifier le flux d'information
généré à
l'intérieur de la chaîne documentaire :
Les acteurs :
Les objets :
On constate que les chercheurs se retrouvent en début de chaîne en tant que producteurs d'articles scientifiques et en fin de chaîne en tant qu'utilisateurs des bases de données. On remarque également que le Département RD et la Médiathèque sont à la fois créateurs de fonds documentaires et éditeurs par les rééditions d'articles sur le site Web. Les fonds documentaires des bibliothèques ne posent pas trop de problèmes sur la question des droits d'auteur car la tradition du prêt par les bibliothèques est en place depuis longue date ( 16 ). Par contre, si la question du droit d'auteur est inévitable, et cela va de soi pour la diffusion sur Internet, la question n'est pas complètement évincée en Intranet non plus car il y a manipulation d'articles déjà publiés dans d'autres revues. Ces questions concernent de toute façon la facette des articles en ligne, que nous aborderons plus loin, et n'empêchent pas d'avancer dans la création de la base de données.
Figure 1: Schéma des flux informationnels pour la base scientifique
a) Cote fiche :La cote de localisation est à la fois thématique ( équipes de recherche ), chronologique ( année de publication ) et alphabétique ( auteur-titre ). Le code des équipes de recherche s'inspire de numéros déjà utilisés par l'administration : ils sont donc facilement reconnaissables par les personnes du service scientifique ( ce système de cotes est décrit en un tableau plus bas ).
La fiche créée dans la base de données porte le numéro qui sera récupéré pour le tronçon final de l'URL identifiant le document numérisé ( 18 ) :
Ex. Rodet95aa) Cote Sujet/Localisation :
Une cote de localisation sous la forme d'une poupée gigogne sera créée à partir de :
1- Année de publication ( 2 derniers chiffres seulement ) ;
2- Code de trois chiffres identifiant l'équipe-sujet ( décrit plus bas ) ;
3- Trois premières lettres de l'auteur principal ;
4- Trois premières lettres du titre ( exclure les articles ) ;
5- Un système de trois lettres ou un code identifiant la localisation :
Ex. ( a ) Bureau de M. Vinet = VIN ou ( b ) Bureau de M. Depalle = DEP.6- Ajouter "bis" ou "tie" si le document existe en plusieurs exemplaires au même endroit.
Exemple d'une cote de Localisation :95-120-Dup-Spa-VIN-bis
Au début du projet, le fonds devait être classé avant tout par ordre chronologique, mais on a décidé par la suite de respecter en priorité le classement par équipe de recherche tel qu'utilisé dans la bureau de Hugues Vinet. Il aurait été préférable de ce fait que la cote de localisation commence par le numéro de l'équipe de recherche et non pas par l'année, mais il était trop tard pour changer. Ce n'est de toute façon pas très embêtant pour le classement si on garde en tête que le deuxième tronçon de la cote prime sur le premier. Nous verrons plus loin le plan de classement finalisé.
Les documents du fonds de Hugues Vinet sont ainsi tous identifiés par la terminaison VIN. Lorsqu'on procédera à l'identification des articles des bureaux des chercheurs, on retrouvera pour des articles en doubles des cotes identiques mais avec le code d'un bureau différent. Ce travail méthodique peut facilement être repris par une tierce personne, la relève est donc assez simple à entrevoir.
La base de données est donc disponible en réseau à l'intérieur de l'Ircam à partir de tous les postes de consultation pourvus d'un navigateur Web ( Netscape, Explorer, etc. ) à l'adresse suivante : http://mediatheque.ircam.fr/articles/saisie/
L'écran d'accueil de la base bibliographique scientifique se
présente comme un sommaire disponible
en deux versions sur deux cadres différents. Le cadre de gauche
( fond jaune à l'écran ) est en
fait un sommaire abrégé qui reste accessible en permanence
alors que le sommaire du cadre principal
( fond blanc à l'écran ) est plus
détaillé et il disparaîtra pour laisser place aux
écrans de
consultation, de saisie ou de modification d'une fiche :
Écran d'accueil de la base bibliographique scientifique
On a donc procédé à un inventaire des documents et
on en est arrivé
à la liste de types suivante ( 21 ) :
On s'est librement inspiré de la norme Z 44-005 ( ISO
690 ) ainsi que du contenu
de quelques fiches UNIMARC du catalogue de la Médiathèque
pour sélectionner
les champs de base pour chaque grille. Précisons que la fiche de
chaque document comprend
des informations invisibles pour l'utilisateur ( ex.: la date de
saisie est gérée
automatiquement ). Certains champs sont facultatifs mais d'autres
doivent obligatoirement
contenir une information sinon la fiche ne pourra être
validée. Les noms des champs
obligatoires apparaissent en rouge.
On ne présente ici qu'un seul exemple de grille de saisie afin de
montrer les différents
champs existants. On retrouve à titre informatif dans l'annexe 4 une
saisie d'écran
pour chacune des grilles. Il n'a pas non plus semblé
nécessaire de les commenter
chacune, mais plutôt de dresser un bilan général des
choix qui ont mené
à l'état actuel des formulaires de saisie.
Grille de saisie pour un article publié
dans des actes
a) Rechercher et rassembler le fonds documentaire papier ;
Pour ce qui est de mon propre rôle, il y a deux tâches
auxquelles je n'ai pas vraiment eu
le temps de participer. Premièrement, je ne suis pas passé
à travers le processus
entier de la numérisation des articles et de la traduction en HTML,
quoique j'ai reçu la
formation nécessaire et que j'ai assisté Rodolphe Bailly lors
du traitement de certains
articles ( 29 ).
Deuxièmement, je n'ai pas travaillé à
l'établissement des liens hypertextes
entre le catalogue bibliothéconomique et la base multimédia,
puisque, comme nous l'avons
vu, les premiers pas de la phase de transfert des articles dans la base
multimédia de la
Médiathèque ont été faits mais cette
étape n'est pas entièrement
complétée. Mais ces liens hypertextes sont par contre en
place dans la base scientifique
et nous avons intégré dans les grilles de saisie la cote
fiche servant à
l'élaboration de l'adresse URL des documents numérisés.
11.6.2 Définir les grilles de saisie
Le logiciel documentaire est un outil qui sera utilisé par les
chercheurs eux-mêmes,
c'est-à-dire qu'ils saisiront les informations concernant leurs
publications au fur et à
mesure qu'ils en produiront. Il fallait donc penser à une interface
de saisie très
conviviale et dépourvue de jargons provenant du domaine
documentaire. Puisque les types de
documents à inclure dans la base sont somme toute assez restreints,
il était ainsi
possible de créer des grilles de saisie ( des formulaires en
d'autres mots ) permettant
d'obtenir les informations importantes pour chaque figure de cas.
A- Article publié :
B- Article non publié :
C- Une monographie
12. CONCLUSION
Ce rapport de stage a permis de présenter les différentes
tâches exigées
par la création de la base d'articles scientifiques, tâches
qui reprenaient en quelque sorte
les objectifs de stage définis avant mon arrivée :
b) Classer et cataloguer le fonds papier ;
c) Développer et raffiner le logiciel documentaire ( avec
Rodolphe Bailly ) ;
d) Nourrir le fonds d'articles scientifiques numérisés
disponibles sur le serveur de
la Médiathèque ;
e) Transférer les notices dans le catalogue de la
Médiathèque.
12.1 Un bilan en chiffres
Le fonds scientifique comprend dans l'état présent environ
570 documents qui ont été
cotés et classés dans 41 boîtes de classement. Il y a
actuellement 55 articles
scientifiques et 8 rapports Ircam numérisés accessibles sur
le serveur de la Médiathèque
sous la rubrique " Articles scientifiques ". Ces
documents sont donc directement
reliés aux fiches existantes dans la base de données
scientifiques qui contient quant à
elle un total de 119 fiches.
|
570 documents cotés et classés 119 fiches saisies dans la base 63 documents numérisés DONC :
|
La priorité est donc de continuer la saisie et la
numérisation des documents. Le logiciel
est passablement stabilisé mais il faudra être à
l'écoute des commentaires
des chercheurs, les premiers utilisateurs de la base, pour toutes
améliorations futures. Il reste
également à régler la question des droits d'auteur
( copyright ) pour
l'accessibilité des documents en ligne. Quel rôle joue le
chercheur dans cette situation?
Doit-on contacter chaque revue contenant un article des chercheurs de
l'Ircam? Malgré toutes
ces questions à résoudre, on peut dire que la chaîne de
travail pour le traitement
des articles est bien définie :
Résumé de la chaîne de travail du
traitement des articles
C'est enfin la chaîne de travail qui semble pour l'instant être
la plus réaliste.
Une nouvelle personne devra prendre ma succession pour la saisie
rétrospective
( 30 ). La facette
concernant l'intégration
des documents scientifiques par la Médiathèque devra
être mieux définie
ultérieurement.
12.2 Former et sensibiliser au domaine documentaire
Parallèlement au travail technique et conceptuel de ce projet, j'ai
réalisé
l'importance d'informer les gens concernés par son
élaboration afin de s'assurer de la
cohésion du travail et pour cultiver un esprit d'équipe pour
une meilleure participation.
J'ai aussi senti le besoin de sensibiliser les personnes non
initiées au domaine documentaire
à ses problématiques et à ses exigences qui demandent
un travail rigoureux répondant
aux normes de base du traitement documentaire. Cette base de données
n'est autre qu'un projet commun
où chacun doit faire sa part pour la garder vivante.
Les échanges sur les notions documentaires et informatiques ont été constants avec Rodolphe Bailly. Mais j'ai aussi initié Florence Quilliard, Assistante du Directeur scientifique, pour le traitement physique des documents car elle sera en charge de la gestion du fonds physique. J'ai revu avec elle chaque étape à accomplir pour le traitement des articles tout en lui faisant une démonstration de la base de données pour l'interrogation, l'ajout de nouvelles fiches et la modification des fiches existantes. J'ai révisé avec elle le système de cotation et la méthode de rangement des articles papiers.
Si les nouvelles technologies nous incitent à aller toujours plus vite, il faut s'assurer tout de même que le travail documentaire d'arrière-base est fait rigoureusement et professionnellement ; c'est un point important lorsqu'on pense que la base scientifique du Département Recherche et Développement sera accessible au monde entier par Internet. N'est-ce pas en quelque sorte l'image de l'Ircam qui est sous-jacente?
Pour justement s'assurer du sérieux de la base, il faut être
certain que les sources des
documents numérisés sont complètes et que soit
indiqué par exemple si c'est
une version " parue " ou " à
paraître ". La copie
originale du document numérisé doit être classée
dans le fonds scientifique
afin d'être certain justement que le catalogage a été
fait à partir du
document original et pour avoir le document maître à la
portée de la main
en cas de problème avec la version numérisée.
12.3 La réalité du travail en entreprise
Ce stage m'a permis de mettre en comparaison les notions apprises en cours avec la réalité quotidienne du travail en entreprise. Il n'y a pas eu par exemple de cahier des charges théorique pour ce projet, quoiqu'il y a eu quelques réunions d'équipes pour discuter des principales orientations. Il y avait de ce fait une bonne circulation des idées et une synergie des projets entre les services.
Il n'y a pas eu de modèle conceptuel de données ( MCD ) ou de modèle conceptuel de traitement ( MCT ) ou autres préparations conceptuelles pour le logiciel documentaire. Mais il faut dire que les informaticiens de l'Ircam connaissent bien le domaine de l'informatique documentaire car ils ont travaillé au développement de la nouvelle Médiathèque ; ils ont donc une bonne expertise de ce côté-là et ils savent en quelque sorte où ils vont.
En complément de ce stage, j'ai pu me rendre pendant mon
séjour à Paris au salon
IDT 97 ( Salon de l'information électronique ) au
début du mois de juin où
j'ai pu récolter des dépliants publicitaires ou d'information
sur l'informatique documentaire.
J'ai de plus été reçu en juillet par la documentaliste
Corinne Brun pour une
visite très formatrice de la Médiathèque
pédagogique de la Cité de
la musique ( 31 ).
12.4 Objectifs personnels de formation
Ce stage m'a permis de prendre conscience que j'avais atteint mes objectifs
personnels face à
cette formation en informatique documentaire, le DESSID. En effet, je n'ai
peut-être pas appris
le langage Perl car c'était du ressort de l'informaticien, mais mes
connaissances acquises durant
les cours m'ont permis d'être complice du projet avec
l'informaticien : nous pouvions parler
le même langage et cela a permis de développer une base somme
toute équilibrée
entre les compromis à faire entre les limites et possibilités
de l'informatique et les
besoins et normes du domaine documentaire. Par exemple, si l'informatique
permet de créer des index
de manière " mathématique ", il faut
garder à l'esprit que cela
doit être utile pour la recherche documentaire et non pas devenir une
contrainte technique ou un
appauvrissement de l'information contenue dans la base. La création
des index et de l'interface
d'interrogation a été une bonne gymnastique de ce
côté-là.
Pour le temps qu'il me reste d'ici la fin du stage, je travaillerai
à la préparation
d'un guide méthodologique de la gestion des articles scientifiques
à l'intention des personnes
qui auront à prendre la relève de ce projet, un guide en HTML
que je compte mettre en
ligne sur le serveur interne du Département Recherche et
Développement.
14. BIBLIOGRAPHIE
14.1 Normes
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IRCAM. Centre Georges-Pompidou. (Page consultée le 19 août 1997). Recherche et Développement, [En ligne]. Adresse URL : http://www/activites/recherche/recherche.html.
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ROUX, Catherine. Note de synthèse. L'Ircam. Villeurbanne : ENSSIB/Lyon 1, 1992, p. 8-9. Non publié.
VINET, Hugues. Recherche et Développement. In Ircam. Projet d'activité 1997. Paris : Ircam, 1997, p. 5-8.
14.3 Domaines documentaire et informatique
BOUDIN, Joseph et LENART, Michèle. Recherche documentaire et gestion de bibliothèque. Un logiciel unique? L'offre du marché. Paris : ADBS, 1994, 338 p.
DePOLI, Giovanni. " Sound and Music Computing Taxonomy ". In Computer Music Journal, printemps 1997, vol. 21, no 1, p. 8-9.
LE PAPE, Philippe-Corentin. Cataloguer en UNIMARC. Un jeu d'enfant. Paris : Equinoxe, 1993, 439 p.
VIGNEAU, André. (1996, avril). " Les documents informatiques : pour une classification efficace ". Cursus [En ligne], vol.1, no 2. Adresse URL : http://mistral.ere.umontreal.ca/~beaudryg/cursus/vol1no2/vigneau.html.
WALL, Larry et SCHWARTZ, Randal L. Programming Perl. Sebastopol : O'Reilly, 1990, 454 p.
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